Unterlagen einsammeln
Vollmacht, Policen und Risikodaten kommen verstreut und oft unvollständig herein.
Branchen-Lösung · Versicherung & Makler
Der Datenraum für Versicherungsmakler.
Kundenunterlagen an einem Ort sammeln und Ausschreibungen gruppen-isoliert an mehrere Versicherer verteilen. Mit persönlichem Wasserzeichen, revisionssicher und in Deutschland gehostet.
Ausgangslage
Ausschreibung, Schadenakte, Bestand: viele Parteien, ein Vorgang.
Kunden liefern Unterlagen, mehrere Versicherer wollen Einsicht, und niemand darf sehen, was der andere sieht. Über E-Mail wird das schnell unübersichtlich und lässt sich im Nachhinein nicht belegen.
Getrennt verteilen
Jeder Versicherer soll nur seinen Ausschnitt sehen, keiner den der anderen.
Nachweisbar bleiben
Wer hat welche Unterlage wann gesehen? Über Mail lässt sich das nicht belegen.
Kundenseite
Sammeln: Unterlagen vom Kunden, vollständig.
Der Kunde liefert seine Unterlagen direkt in den Vorgang. Eine Startklar-Übersicht behält im Blick, was für die Ausschreibung noch fehlt.
Kunde lädt hoch
Vollmacht, Policen und Risikodaten kommen direkt in den sicheren Vorgang, einzeln oder als Sammel-Upload.
„Startklar“-Übersicht
Eine Checkliste zeigt, welche Intake-Unterlagen noch fehlen, bevor die Ausschreibung startet.
Beleg per Handy-Foto
Der Kunde fotografiert ein Dokument, es wird automatisch als PDF gespeichert, inklusive iPhone-HEIC.
Unterlagen gezielt anfordern
Vollmacht, Policen oder Risikodaten einzeln beim Kunden anfordern, wahlweise mit Frist und automatischer Erinnerung. Eine fertige Kunden-Intake-Vorlage erzeugt die Liste per Klick.
Der Kunde sieht seine Aufgaben
Eine einfache Aufgabenliste zeigt dem Kunden, was noch fehlt, samt Fortschritt. Ein Upload erledigt die Aufgabe direkt.
Versichererseite
Verteilen: an jeden Versicherer nur, was er sehen soll.
Mehrere Versicherer greifen auf denselben Vorgang zu, streng gruppen-isoliert und phasenweise vom Makler gesteuert. Keine Gruppe erfährt von der anderen.
Versicherergruppen isoliert
Jeder Versicherer sieht nur seine freigegebenen Ordner. Rechte je Gruppe und Ordner: Lesen, Download, Drucken.
Phasenweise Freigabe
Der Makler öffnet Inhalte gezielt je Phase. Standardmäßig ist alles gesperrt (Default-deny).
Persönliches Wasserzeichen
Verteilte PDFs tragen Name, Zeitstempel und IP, nachverfolgbar, falls ein Dokument nach außen gerät.
Rückfragen je Gruppe
Fragen und Antworten laufen gruppen-isoliert im Vorgang, nicht über offene Mail-Verteiler.
Ab Werk passend
Begriffe und Rollen des Vorgangs, vorkonfiguriert.
Wählen Sie das Versicherungs-Profil, und der Datenraum spricht Ihre Sprache. Terminologie, Ordnervorlagen und Rechte stehen sofort.
| Raum | Vorgang |
| Betreiber | Makler oder Berater, steuert Sammeln und Verteilen |
| Beteiligte | Kunde (schreibend, liefert Unterlagen) und Versicherer (lesend, sehen Freigegebenes) |
| Gruppen | Versicherergruppe, streng isoliert mit ordnergenauer Rechtematrix |
Datensouveränität
Nachweisbar sicher, auf beiden Seiten.
Dieselbe Sicherheitsbasis wie im gesamten Aktavo-Datenraum, ausgelegt auf vertrauliche Kunden- und Ausschreibungsdaten.
2-Faktor-Pflicht
Persönliches Wasserzeichen
Strenge Gruppen-Isolation
Revisionssicheres Audit
Hosting in Deutschland
DSGVO-konform
Mehr zur Sicherheitsarchitektur auf der Startseite (Zugang, Verschlüsselung, Hosting, Audit, Mandanten-Isolation).
Kontrolle & Nachweis
Lückenlos protokolliert, jederzeit mitnehmbar.
Revisionssicherer Nachweis
Jeder Zugriff wird protokolliert (wer, was, wann), exportierbar als CSV. Jede Version bleibt mit SHA-256-Prüfsumme erhalten, nichts wird überschrieben.
Kompletter Export ohne Lock-in
Der ganze Vorgang als ZIP mit maschinenlesbarem Verzeichnis und SHA-256-Prüfsummen. Herstellerunabhängig, ohne Bindung an eine bestimmte Software.
Aktavo-Assistent
KI, die Europa nicht verlässt.
Auf Wunsch zuschaltbar: ein Assistent auf europäischer Infrastruktur, der dem Makler zuarbeitet statt zu entscheiden. Er liest immer nur ein Dokument, schlägt vor statt zu handeln, und jede Aktion landet im Audit. Aktivierung optional nach Datenschutz-Freigabe.
- Vorgangsunterlagen und Schadenakten zusammenfassen
- Policen dem richtigen Ordner zuordnen
EU-Rechenzentrum
DSGVO-konform
Sie entscheiden
Jede Aktion im Audit
KI-Vorschlag
„Police erkannt. Vorschlag: Ordner 03 Verträge.“
ÜbernehmenAblehnen
KI-Hinweis, bitte fachlich prüfen.
Vollständiger Funktionsumfang
Alles an Bord, in jedem Datenraum.
Über die branchenspezifischen Funktionen hinaus bringt jeder Aktavo-Datenraum denselben vollständigen Satz an Sicherheit, Kontrolle und Zusammenarbeit mit.
Struktur & Dokumente
- Volltextsuche mit Vorschlägen
- Einzel- und Massen-Upload (Drag & Drop)
- Interaktiver Ordnerbaum mit Dokumenten
- Dokumentvorschau: PDF, Bild und Office
- Detail-Panel mit Versionsverlauf
- Append-only-Versionierung mit SHA-256
Sicherheit & Zugang
- 2-Faktor-Pflicht für jeden Zugang
- Automatische Abmeldung bei Inaktivität
- NDA-Gate und IP-Zugangslisten
- Upload-Türsteher und Virenprüfung
Kontrolle & Nachweis
- Revisionssicheres Audit mit CSV-Export
- Lückencheck für erforderliche Ordner
- Papierkorb mit Wiederherstellung
- Löschanträge mit Freigabe
- Erzwungenes HTTPS, Hosting in Deutschland
Zusammenarbeit
- Fragen & Antworten je Vorgang
- Mitteilungen und Benachrichtigungen
- Aktivitäts-Feed mit Deep-Links
- Mitglieder-Import per Excel/CSV
- Geführte Onboarding-Tour
Kein Lock-in
- Kompletter Export als ZIP + Manifest
- SHA-256-Prüfsummen im Verzeichnis
- Voll mobil-optimiert
- Terminologie automatisch je Profil
So läuft ein Vorgang im Datenraum.
Von der Anlage bis zum lückenlosen Nachweis, in Minuten startklar.
1
Vorgang anlegen
Versicherungs-Profil wählen: Begriffe, Ordner und Rechte stehen sofort.
2
Beteiligte einladen
Kunde und Versicherer per E-Mail; das Einmalpasswort kommt per SMS.
3
Sammeln & verteilen
Unterlagen vom Kunden einsammeln, phasenweise an die Versicherergruppen freigeben.
4
Nachvollziehen & exportieren
Jeder Zugriff protokolliert, der ganze Vorgang als ZIP exportierbar.
Fragen zur Versicherungs-Lösung.
Jeder Versicherer wird einer eigenen Gruppe zugeordnet und sieht ausschließlich die für ihn freigegebenen Ordner, phasenweise gesteuert vom Makler. Die Gruppen sind streng voneinander isoliert.
Nein. Versicherergruppen sind strikt getrennt: Keine Gruppe erfährt von einer anderen, und Rechte lassen sich je Gruppe und Ordner fein steuern (Lesen, Download, Drucken).
Der Kunde lädt Unterlagen wie Vollmacht, Policen oder Risikodaten direkt in den Vorgang hoch, auch per Handy-Foto, das automatisch in ein PDF gewandelt wird. Eine Startklar-Übersicht zeigt, welche Intake-Unterlagen noch fehlen.
Ja. Ausgelieferte PDFs tragen ein persönliches Wasserzeichen (Name, Zeitstempel, IP), und jeder Zugriff wird revisionssicher protokolliert. So bleibt nachvollziehbar, wer welche Unterlage wann gesehen hat.
Hosting und Verarbeitung erfolgen ausschließlich in Deutschland bzw. der EU. Zwei-Faktor-Authentifizierung ist Pflicht, die Übertragung ist verschlüsselt, jeder Zugriff wird revisionssicher protokolliert.
Ja. Über eine Aufgabenliste fordern Sie Vollmacht, Policen oder Risikodaten gezielt an, wahlweise mit Frist und automatischer Erinnerung. Der Kunde sieht seine offenen Aufgaben und den Fortschritt; ein Upload erledigt die Aufgabe direkt. Eine fertige Kunden-Intake-Vorlage erstellt die Liste per Klick.
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Verfahrensakte revisionssicher, mit SIS und abgestufter GIS-Transparenz.
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