Datenraum für Insolvenzverwaltung – SIS & GIS

Ausgangslage

Unterlagen kommen von überall. Nachweisen müssen Sie alles.

Im Verfahren laufen Belege des Schuldners, Anfragen der Gläubiger und die eigene Dokumentation zusammen. Per E-Mail und USB-Stick wird daraus schnell ein Flickenteppich ohne belastbaren Nachweis.

Verstreute Kommunikation

Schuldner-Belege in E-Mail-Ketten, Versionen unklar, nichts zentral nachvollziehbar.

Viele Beteiligte

Gläubiger, Schuldner und Berater brauchen jeweils genau die richtige Sicht, nicht mehr.

Nachweispflicht

Für Prüfungen und das Gericht zählt, wer wann was gesehen und geliefert hat.

Kernfunktion Insolvenz

SIS — das Schuldner-Informationssystem.

SIS ist das schuldnerseitige Pendant zum etablierten Gläubiger-Informationssystem (GIS). Statt Unterlagen einzeln anzufordern und einzusammeln, führen Sie den Schuldner durch eine klare Aufgabenliste und behalten jederzeit die Hoheit.

Verfahrens-Aufgabenliste

Der Verwalter legt gezielte Dokumentanforderungen an, weist sie einem Schuldner zu und setzt bei Bedarf eine Frist.

„Meine Aufgaben“ für den Schuldner

Persönliche Checkliste mit Status (offen, wird geprüft, erledigt, abgelehnt), Fortschrittsanzeige und Kurzanleitung in einfacher Sprache.

Upload erfüllt die Anforderung

Der Verwalter akzeptiert oder lehnt ab. Jeder erneute Upload ist eine neue Version, nichts wird überschrieben.

Mobiler Foto-Upload

Beleg mit dem Handy abfotografieren, automatisch als PDF gespeichert, inklusive iPhone-HEIC.

Vorlagen je Insolvenzart

Regel- oder Verbraucherinsolvenz: die komplette Checkliste per Klick, als Entwurf zur anwaltlichen Prüfung.

Automatische Erinnerungen

Bei überfälligen oder länger offenen Anforderungen erhält der Schuldner Hinweise per E-Mail und in der App.

Phasen-Voraussetzung

Anforderungen lassen sich einer Verfahrensphase zuordnen. Ist beim Höhergehen noch etwas offen, erscheint ein Hinweis: eine Warnung, keine harte Sperre.

Pro Verfahren schaltbar

Das SIS lässt sich je Verfahren an- oder abschalten. Bei Insolvenz ist es standardmäßig aktiv.

Vorlagen sind Entwürfe und ersetzen keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.

Gläubigerseite

Transparenz für Gläubiger, genau so weit, wie Sie freigeben.

Gläubiger sehen ausschließlich freigegebene Ordner und Dokumente, phasenweise gesteuert vom Verwalter. Kein Ordner ist „aus Versehen“ sichtbar.

Phasenbasierte Freigabe

Der Verwalter gibt Inhalte gezielt je Phase und Ordner frei. Standardmäßig ist alles gesperrt.

Personalisiertes Wasserzeichen

Ausgelieferte PDFs tragen Name, Zeitstempel und IP, nachverfolgbar, falls ein Dokument nach außen gerät.

Lückenloser Zugriffsnachweis

Jeder Gläubiger-Zugriff wird revisionssicher protokolliert, wichtig für Prüfungen und das Gericht.

Roadmap Insolvenz / in Vorbereitung (nicht als vorhanden kommunizieren)

eGIS-Pflichtfunktionen

Gerichts-/Aufsichts-Rolle (§ 58), forderungsgebundene Pro-Gläubiger-Sicht.

XJustiz-Export & Hersteller-Adapter

Schnittstellen zu Verwalter-Suiten (z. B. winsolvenz o. ä.).

KI-Assistenz (EU)

Unterstützung auf Basis europäischer Modelle (z. B. Mistral).

Ab Werk passend

Begriffe und Rollen des Verfahrens, vorkonfiguriert.

Wählen Sie das Insolvenz-Profil, und der Datenraum spricht Ihre Sprache. Terminologie, Ordnervorlagen und Rechte stehen sofort.

Raum	Verfahren
Betreiber	Verwalter: volle Hoheit über Freigaben, Anforderungen und Phasen
Beteiligte	Gläubiger (lesend) und Schuldner (schreibend)
Freigabe	Phasenweise an die Gläubiger, standardmäßig gesperrt (Default-deny)

Datensouveränität

Revisionssicher, wo es fürs Verfahren zählt.

Dieselbe Sicherheitsbasis wie im gesamten Aktavo-Datenraum, ausgelegt auf die Nachweispflicht im Insolvenzverfahren.

2-Faktor-Pflicht

Append-only + SHA-256

Revisionssicheres Audit

Hosting in Deutschland

DSGVO-konform

Persönliches Wasserzeichen

Mehr zur Sicherheitsarchitektur auf der Startseite (Zugang, Verschlüsselung, Hosting, Audit, Mandanten-Isolation).

Verfahrensakte

Vom aktiven Verfahren bis zum sicheren Export.

Lebenszyklus mit Schutz vor Datenverlust

Verfahren sind aktiv, archiviert oder geschlossen. Die automatische Löschung greift nur bei „archiviert“, mit Vorwarn-E-Mail vor der endgültigen Löschung. Aktive Verfahren werden nie versehentlich gelöscht.

Universeller Verfahrensakte-Export

Die komplette Akte als ZIP mit manifest.json: Ordnerstruktur, Schuldner, Dokumenttyp, SHA-256-Prüfsummen und Zeitstempel. Herstellerunabhängig in jedes DMS importierbar, ohne Bindung an eine bestimmte Verwalter-Suite.

So läuft ein Verfahren im Datenraum.

Von der Anlage bis zum lückenlosen Nachweis, in Minuten startklar.

1

Verfahren anlegen

Insolvenz-Profil wählen: Begriffe, Ordner und SIS-Vorlage stehen sofort.

2

Beteiligte einladen

Schuldner und Gläubiger per E-Mail; das Einmalpasswort kommt per SMS.

3

Anfordern & freigeben

Aufgaben an den Schuldner, Freigaben je Phase an die Gläubiger.

4

Nachvollziehen & exportieren

Jeder Zugriff protokolliert, die ganze Akte als ZIP exportierbar.

Aktavo-Assistent

KI, die Europa nicht verlässt.

Auf Wunsch zuschaltbar: ein Assistent auf europäischer Infrastruktur, der dem Verwalter zuarbeitet statt zu entscheiden. Er liest immer nur ein Dokument, schlägt vor statt zu handeln, und jede Aktion landet im Audit. Aktivierung optional nach Datenschutz-Freigabe.

Dokumente auf das Wesentliche zusammenfassen
Passenden Ablageordner vorschlagen
Forderungslisten auf Plausibilität prüfen
Zwischenberichte vorbereiten

EU-Rechenzentrum DSGVO-konform Sie entscheiden Jede Aktion im Audit

KI-Vorschlag

„Forderung Nr. 142: Betrag weicht von der belegten Anlage ab.“

ÜbernehmenAblehnen

KI-Hinweis, bitte fachlich prüfen.

Vollständiger Funktionsumfang

Alles an Bord, in jedem Datenraum.

Über die branchenspezifischen Funktionen hinaus bringt jeder Aktavo-Datenraum denselben vollständigen Satz an Sicherheit, Kontrolle und Zusammenarbeit mit.

Struktur & Dokumente

Volltextsuche mit Vorschlägen
Einzel- und Massen-Upload (Drag & Drop)
Interaktiver Ordnerbaum mit Dokumenten
Dokumentvorschau: PDF, Bild und Office
Detail-Panel mit Versionsverlauf
Append-only-Versionierung mit SHA-256

Sicherheit & Zugang

2-Faktor-Pflicht für jeden Zugang
Automatische Abmeldung bei Inaktivität
NDA-Gate und IP-Zugangslisten
Upload-Türsteher und Virenprüfung

Kontrolle & Nachweis

Revisionssicheres Audit mit CSV-Export
Lückencheck für erforderliche Ordner
Papierkorb mit Wiederherstellung
Löschanträge mit Freigabe
Erzwungenes HTTPS, Hosting in Deutschland

Zusammenarbeit

Fragen & Antworten je Vorgang
Mitteilungen und Benachrichtigungen
Aktivitäts-Feed mit Deep-Links
Mitglieder-Import per Excel/CSV
Geführte Onboarding-Tour

Kein Lock-in

Kompletter Export als ZIP + Manifest
SHA-256-Prüfsummen im Verzeichnis
Voll mobil-optimiert
Terminologie automatisch je Profil

Fragen zur Insolvenz-Lösung.

Was ist das Schuldner-Informationssystem (SIS)?

Das SIS ist die schuldnerseitige Funktion im Aktavo-Datenraum: Der Verwalter legt gezielte Dokumentanforderungen an und weist sie einem Schuldner zu. Der Schuldner sieht seine persönliche Checkliste „Meine Aufgaben“ mit Status und Fortschritt und lädt die geforderten Unterlagen direkt hoch.

Worin unterscheidet sich SIS vom Gläubiger-Informationssystem (GIS)?

Das Gläubiger-Informationssystem (GIS) ist am Markt etabliert und richtet sich an die Gläubigerseite. SIS ist das Pendant auf der Schuldnerseite: Es strukturiert die Kommunikation und den Dokumentenaustausch zwischen Verwalter und Schuldner.

Können Schuldner Belege per Handy hochladen?

Ja. Ein Beleg lässt sich mit dem Handy abfotografieren und wird automatisch in ein PDF gewandelt, inklusive iPhone-HEIC. Jeder erneute Upload ist eine neue Version; nichts wird überschrieben.

Ist die Verfahrensakte exportierbar oder an eine bestimmte Software gebunden?

Die komplette Akte lässt sich als ZIP mit manifest.json exportieren, inklusive Ordnerstruktur, Dokumenttyp, SHA-256-Prüfsummen und Zeitstempeln. Der Export ist herstellerunabhängig und in jedes DMS importierbar, ohne Anbindung an eine bestimmte Suite.

Werden die Daten in Deutschland gehostet?

Ja. Hosting und Verarbeitung erfolgen ausschließlich in Deutschland bzw. der EU. Zwei-Faktor-Authentifizierung ist Pflicht, jeder Zugriff wird revisionssicher protokolliert.

Weitere Branchen-Lösungen

Aktavo für weitere Branchen.

Aktavo ist ab Werk pro Branche vorkonfiguriert. So arbeitet der Datenraum in verwandten Bereichen.

Ihr Insolvenz-Datenraum, gemeinsam eingerichtet.

Wir zeigen Ihnen SIS und die Gläubiger-Transparenz an Ihrem Verfahren und richten den ersten Datenraum gemeinsam ein.

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