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Branchen-Lösung · Steuer

Der Datenraum für Steuerkanzleien.

Mandantenunterlagen sicher in beide Richtungen austauschen: Der Mandant lädt hoch, holt seine Ergebnisse ab, und eine Startklar-Übersicht zeigt, was noch fehlt. Verschlüsselt, revisionssicher und in Deutschland gehostet.

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Ausgangslage

Belege per E-Mail sind ein Risiko und ein Zeitfresser.

Unterlagen kommen verspätet, unvollständig oder in fünf Nachrichten verteilt. Vertrauliche Mandantendaten gehören nicht in offene Postfächer, und niemand weiß am Ende, welche Fassung gilt.

E-Mail-Ping-Pong

Belege verteilt auf viele Nachrichten, Versionen unklar, nichts zentral abgelegt.

Unterlagen fehlen

Ohne Übersicht bleibt offen, was der Mandant noch liefern muss.

Vertraulichkeit

Mandantendaten brauchen mehr Schutz, als ein normales Postfach bietet.

Kernfunktion Steuer

Unterlagen-Austausch in beide Richtungen.

Statt Belege per Mail zu jonglieren, läuft alles über einen sicheren Kanal: Der Mandant lädt Unterlagen hoch und holt seine eigenen Ergebnisse ab. Eine Startklar-Übersicht behält die Vollständigkeit im Blick.

Mandant lädt hoch

Unterlagen kommen direkt in den sicheren Raum, einzeln oder als Sammel-Upload, nicht als E-Mail-Anhang.

Ergebnisse zum Abholen

Auswertungen, Bescheide und Erklärungen holt der Mandant im selben Raum ab, als Download seiner eigenen Ergebnisse.

„Startklar“-Übersicht

Je nach Mandantentyp (privat oder Firma) zeigt eine Checkliste, welche Intake-Unterlagen noch fehlen.

Beleg per Handy-Foto

Mandant fotografiert den Beleg, er wird automatisch als PDF gespeichert, inklusive iPhone-HEIC.

Fragen & Antworten

Rückfragen zum Mandat direkt im Datenraum klären statt in verstreuten Mail-Threads.

„Neu/Geändert“ im Blick

Jeder sieht sofort, was seit dem letzten Besuch dazukam.

Unterlagen gezielt anfordern

Fehlende Belege einzeln anfordern, wahlweise mit Frist und automatischer Erinnerung. Fertige Vorlagen für Einkommensteuer und Jahresabschluss erzeugen die Liste per Klick.

Der Mandant sieht seine Aufgaben

Eine einfache Aufgabenliste zeigt dem Mandanten, was noch zu liefern ist, samt Fortschritt. Ein Upload erledigt die Aufgabe direkt.

Ab Werk passend

Begriffe und Rollen der Kanzlei, vorkonfiguriert.

Wählen Sie das Steuer-Profil, und der Datenraum spricht Ihre Sprache. Terminologie, Ordnervorlagen und Rechte stehen sofort.

RaumMandat
BetreiberBerater oder Sachbearbeiter, mit voller Kontrolle über Mandat, Struktur und Zugriffe
BeteiligteMandant, lesend und schreibend für den Austausch in beide Richtungen
Steuerung„Startklar“-Checkliste für Vollständigkeit statt starrer Phasen
Vertraulichkeit

Auf vertrauliche Mandatsarbeit ausgelegt.

Dieselbe Sicherheitsbasis wie im gesamten Aktavo-Datenraum, zugeschnitten auf den Schutz sensibler Mandantendaten.

2-Faktor-Pflicht
Auto-Abmeldung bei Inaktivität
Revisionssicheres Audit
Hosting in Deutschland
DSGVO-konform
Virenprüfung beim Upload

Mehr zur Sicherheitsarchitektur auf der Startseite (Zugang, Verschlüsselung, Hosting, Audit, Mandanten-Isolation).

Kontrolle & Nachweis

Nachvollziehbar geführt, jederzeit mitnehmbar.

Versionssicher und protokolliert

Jede Fassung bleibt mit Prüfsumme erhalten, nichts wird überschrieben. Jeder Zugriff wird revisionssicher protokolliert und lässt sich als CSV exportieren.

Kompletter Export ohne Lock-in

Das ganze Mandat als ZIP mit maschinenlesbarem Verzeichnis und SHA-256-Prüfsummen. Herstellerunabhängig, ohne Bindung an eine bestimmte Software.

So läuft ein Mandat im Datenraum.

Von der Anlage bis zum vollständigen Satz Unterlagen, in Minuten startklar.

1

Mandat anlegen

Steuer-Profil wählen: Begriffe, Ordner und Vorlagen stehen sofort.

2

Mandant einladen

Einladung per E-Mail; das Einmalpasswort kommt per SMS.

3

Austauschen

Belege empfangen, Ergebnisse bereitstellen, Vollständigkeit im Blick behalten.

4

Nachvollziehen & exportieren

Jeder Zugriff protokolliert, das ganze Mandat als ZIP exportierbar.

Aktavo-Assistent

KI, die Europa nicht verlässt.

Auf Wunsch zuschaltbar: ein Assistent auf europäischer Infrastruktur, der der Kanzlei zuarbeitet statt zu entscheiden. Er liest immer nur ein Dokument, schlägt vor statt zu handeln, und jede Aktion landet im Audit. Aktivierung optional nach Datenschutz-Freigabe.

  • Bescheide und Verträge zusammenfassen
  • Eingehende Belege dem richtigen Ordner zuordnen
EU-Rechenzentrum DSGVO-konform Sie entscheiden Jede Aktion im Audit
Aktavo Assistent Aktavo Assistent
KI-Vorschlag

„Beleg erkannt: Bewirtung. Vorschlag: Ordner 3.2 Bewirtungskosten.“

ÜbernehmenAblehnen

KI-Hinweis, bitte fachlich prüfen.

Vollständiger Funktionsumfang

Alles an Bord, in jedem Datenraum.

Über die branchenspezifischen Funktionen hinaus bringt jeder Aktavo-Datenraum denselben vollständigen Satz an Sicherheit, Kontrolle und Zusammenarbeit mit.

Struktur & Dokumente

  • Volltextsuche mit Vorschlägen
  • Einzel- und Massen-Upload (Drag & Drop)
  • Interaktiver Ordnerbaum mit Dokumenten
  • Dokumentvorschau: PDF, Bild und Office
  • Detail-Panel mit Versionsverlauf
  • Append-only-Versionierung mit SHA-256

Sicherheit & Zugang

  • 2-Faktor-Pflicht für jeden Zugang
  • Automatische Abmeldung bei Inaktivität
  • NDA-Gate und IP-Zugangslisten
  • Upload-Türsteher und Virenprüfung

Kontrolle & Nachweis

  • Revisionssicheres Audit mit CSV-Export
  • Lückencheck für erforderliche Ordner
  • Papierkorb mit Wiederherstellung
  • Löschanträge mit Freigabe
  • Erzwungenes HTTPS, Hosting in Deutschland

Zusammenarbeit

  • Fragen & Antworten je Vorgang
  • Mitteilungen und Benachrichtigungen
  • Aktivitäts-Feed mit Deep-Links
  • Mitglieder-Import per Excel/CSV
  • Geführte Onboarding-Tour

Kein Lock-in

  • Kompletter Export als ZIP + Manifest
  • SHA-256-Prüfsummen im Verzeichnis
  • Voll mobil-optimiert
  • Terminologie automatisch je Profil

Fragen zur Steuer-Lösung.

Der Austausch läuft in beide Richtungen: Der Mandant lädt Unterlagen hoch, und die Kanzlei stellt fertige Dokumente wie Auswertungen oder Bescheide bereit. Alles bleibt in einem sicheren Datenraum statt in E-Mail-Anhängen.

Ja. Ein Beleg lässt sich mit dem Handy abfotografieren und wird automatisch in ein PDF gewandelt, inklusive iPhone-HEIC. Jeder erneute Upload ist eine neue Version; nichts wird überschrieben.

Über die Startklar-Übersicht: Je nach Mandantentyp (privat oder Firma) zeigt eine Checkliste, welche Intake-Unterlagen noch fehlen, ohne dass Sie Belegen per Mail hinterherlaufen müssen.

Hosting und Verarbeitung erfolgen ausschließlich in Deutschland bzw. der EU. Zwei-Faktor-Authentifizierung ist Pflicht, die Übertragung ist verschlüsselt, jeder Zugriff wird revisionssicher protokolliert.

Ja. Das komplette Mandat lässt sich als ZIP mit maschinenlesbarem Verzeichnis (manifest.json) und SHA-256-Prüfsummen exportieren, herstellerunabhängig und ohne Bindung an eine bestimmte Software.

Ja. Über eine Aufgabenliste fordern Sie Belege gezielt an, wahlweise mit Frist und automatischer Erinnerung. Der Mandant sieht seine offenen Aufgaben und den Fortschritt; ein Upload erledigt die Aufgabe direkt. Für Einkommensteuer und Jahresabschluss gibt es fertige Vorlagen.

Weitere Branchen-Lösungen

Aktavo für weitere Branchen.

Aktavo ist ab Werk pro Branche vorkonfiguriert. So arbeitet der Datenraum in verwandten Bereichen.

M&A & Due Diligence

Bietergruppen streng isoliert, Phasen-Cockpit, revisionssicherer Nachweis.

Ansehen

Insolvenzverwaltung

Verfahrensakte revisionssicher, mit SIS und abgestufter GIS-Transparenz.

Ansehen

Immobilienverkauf

Objekt-Datenraum, Unterlagen phasenweise an Interessentengruppen freigeben.

Ansehen

Versicherungsmakler

Kundenunterlagen sammeln, Ausschreibungen gruppen-isoliert verteilen.

Ansehen

Ihr Kanzlei-Datenraum, gemeinsam eingerichtet.

Wir zeigen Ihnen den Mandantenaustausch an einem echten Mandat und richten den ersten Datenraum gemeinsam ein.

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